Arkevia ist das digitale Tresor, das von Cegedim angeboten wird, um die elektronischen Gehaltsabrechnungen zu empfangen und aufzubewahren. Die erste Verbindung zu MyArkevia bereitet jedoch immer wieder Schwierigkeiten: falsche URL, unbekannte Anmeldedaten, Verwirrung zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerportalen. Dieser Artikel beschreibt die häufigsten Reibungspunkte in diesem Schritt und konkrete Möglichkeiten, diese zu vermeiden.
MyArkevia-Portal: Legitime URL und Phishing-Risiken
Bereits bevor ein Passwort eingegeben wird, betrifft die erste Überprüfung die Adresse der Website. In den letzten Jahren wurden mehrere Fälle von Verwirrung zwischen Domains gemeldet. Die einzige legale URL, um auf den Mitarbeitertresor zuzugreifen, beginnt mit myarkevia.com, die manuell in die Adresszeile des Browsers eingegeben werden sollte.
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Aktuelle Sicherheitsleitfäden betonen einen bestimmten Punkt: niemals auf einen Link klicken, der per E-Mail empfangen wurde und angeblich zu Arkevia führt. Solche Links sind das Hauptmittel für Phishing auf HR-Plattformen. Die Adresse selbst einzugeben oder über ein gespeichertes Lesezeichen zu gehen, bleibt die zuverlässigste Methode, um die Sicherheit der Anmeldedaten zu gewährleisten.
| Kriterium | Gute Praxis | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Zugangs-URL | Manuelle Eingabe von myarkevia.com | Klick auf einen Link, der per E-Mail empfangen wurde |
| Browser | Aktuelle Version (Chrome, Firefox, Edge) | Veralteter Browser, der das SSL-Zertifikat blockiert |
| Netzwerk | Persönliche Verbindung oder sicheres WLAN | Öffentliches WLAN ohne VPN |
| Anmeldedaten | Personalnummer, die vom Arbeitgeber bereitgestellt wird | Persönliche E-Mail-Adresse, die nicht verknüpft ist |
Ein technisches Detail verdient Aufmerksamkeit: Ein zu alter Browser kann das Sicherheitszertifikat der Website ablehnen und eine Warnung anzeigen. Das Aktualisieren des Browsers vor der ersten Verbindung zu Arkevia beseitigt diese Art von Blockierung.
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Arbeitgebernummer und Erstellung eines Mitarbeiterkontos auf Arkevia
Seit den 2025 eingeführten Updates wurde der Anmeldeprozess für Mitarbeiter vereinfacht. Die Erstellung des Kontos basiert nun auf einer vom Arbeitgeber direkt übermittelten Personalnummer, was die Anzahl der manuell einzugeben Informationen reduziert.
Diese Personalnummer ersetzt das alte System, bei dem der Mitarbeiter mehrere administrative Daten (Sozialversicherungsnummer, Unternehmenscode, Postadresse) angeben musste. Die Zeitersparnis ist erheblich, aber ein Tippfehler bei dieser Personalnummer blockiert den gesamten Prozess.
Willkommens-E-Mail überprüfen
Der Arbeitgeber löst den Versand einer Aktivierungs-E-Mail an die berufliche oder persönliche Adresse des Mitarbeiters aus. Diese E-Mail enthält den Aktivierungslink und die zu verwendende Personalnummer. Drei Punkte sind vor dem Klicken zu überprüfen:
- Der Absender der E-Mail muss mit der offiziellen Domain von Arkevia oder Cegedim übereinstimmen, nicht mit einer generischen Domain wie gmail oder outlook
- Die in der E-Mail angegebene Personalnummer muss genau mit der vom HR-Service mitgeteilten übereinstimmen, einschließlich der Nullen am Anfang der Kette
- Der Aktivierungslink muss auf myarkevia.com verweisen (den Link überfahren, ohne zu klicken, um die Ziel-URL zu überprüfen)
Wenn die E-Mail nicht ankommt, bleibt die Überprüfung des Spam-Ordners der erste Reflex. Bei völliger Abwesenheit nach mehreren Stunden sollte der HR-Service kontaktiert werden, um die im System registrierte E-Mail-Adresse zu bestätigen.
Passwort und Sicherheit des digitalen Tresors
Das Passwort, das bei der ersten Verbindung gewählt wird, bestimmt die Sicherheit aller gespeicherten Dokumente. Arkevia bewahrt die Dateien bis zu 50 Jahre lang auf, unabhängig von der beruflichen Situation des Inhabers. Ein schwaches Passwort gefährdet also Jahrzehnte sensibler Dokumente.
Die üblichen Kriterien gelten: Mindestlänge, Kombination aus Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Die Plattform lehnt zu gängige Passwörter ab und sperrt das Konto nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen.
Zugangs-Wiederherstellung im Falle eines Verlusts
Das Verfahren zur Zurücksetzung erfolgt über die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse zu ändern, ohne das Arkevia-Profil zu aktualisieren, unterbricht den Zugang zu diesem Verfahren. Zwei Vorsichtsmaßnahmen reduzieren dieses Risiko:
- Die E-Mail-Adresse in den Kontoeinstellungen bei jedem Arbeitgeberwechsel oder jeder Änderung der persönlichen Adresse aktualisieren
- Die ursprüngliche Personalnummer in einem Passwort-Manager aufbewahren, da der technische Support diese systematisch zur Überprüfung der Identität des Inhabers anfordert
- Das gleiche Passwort nicht auf anderen HR- oder Bankplattformen wiederverwenden
Dokumente bereits bei der ersten Verbindung zu MyArkevia organisieren
Die neue Benutzeroberfläche ermöglicht es, bereits bei der Aktivierung des Kontos benutzerdefinierte Verzeichnisse zu erstellen. Diese kürzlich hinzugefügte Funktion verhindert die Ansammlung von Dateien in einem einzigen Ordner.
Die Strukturierung der Verzeichnisse zum Zeitpunkt der ersten Verbindung anstelle von mehreren Monaten Nutzung spart erheblich Zeit. Eine Klassifizierung nach Dokumenttyp (Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen, Verträge) oder nach Jahr funktioniert in den meisten Fällen.
Die vom Arbeitgeber hinterlegten Dokumente gelangen automatisch in den Mitarbeiterbereich. Das Portal benachrichtigt über jede neue Ablage per E-Mail, vorausgesetzt, die Benachrichtigungen sind in den Kontoeinstellungen aktiviert. Diese Einstellung bei der Ersteinrichtung zu überprüfen, verhindert, dass man über Monate hinweg Gehaltsabrechnungen ohne Warnung ansammelt.
Die langfristige Aufbewahrung, die von Arkevia garantiert wird, bedeutet, dass die Dokumente auch nach dem Verlassen des Unternehmens zugänglich bleiben. Der digitale Tresor gehört dem Mitarbeiter, nicht dem Arbeitgeber. Diese Unterscheidung ist grundlegend, um zu verstehen, warum die Sicherung des persönlichen Kontos bereits bei der allerersten Verbindung so viel Aufmerksamkeit verdient.